Il Protocollo Informatico è quell’insieme di procedure informatizzate e di infrastrutture ICT che le amministrazioni impiegano per la gestione documentale. Pertanto si tratta di un’insieme di funzioni e tecnologie che devono essere coordinate e certificate dal Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi e devono seguire il modello espresso da ciascuna amministrazione o Area Operativa Omogenea (AOO) nell’ambito del proprio manuale di gestione del protocollo informatico. La protocollazione dei documenti non è intesa come mera operazione amministrativa, ma un vero e proprio procedimento amministrativo diffuso che mira alla dematerializzazione dei flussi documentali e a tutti i vantaggi che essa comporta.
Il protocollo informatico, richiesto in via obbligatoria alle pubbliche amministrazioni (D.lgs. 30 marzo 2001, n° 165), introduce vari benefici specifici validi per la Pubblica Amministrazione:
- Eliminazione degli uffici protocollo e dei tempi di protocollazione, ottimizzazione del flusso documentale ed eliminazione dei registri cartacei;
- Agevolazione (nei tempi e nei costi) nell’accesso ai procedimenti da parte di cittadini e imprese e incremento della trasparenza e della semplificazione amministrativa.
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