Elezioni on line degli organi collegiali


Con nota del 19 ottobre il Ministero ha ribadito quanto previsto dal DPCM del 18 ottobre 2020 ovvero che “Le riunioni degli organi collegiali delle istituzioni scolastiche ed educative di ogni ordine e grado possono essere svolte in presenza o a distanza sulla base della possibilità di garantire il distanziamento fisico e, di conseguenza, la sicurezza del personale convocato.

Il rinnovo degli organi collegiali delle istituzioni scolastiche può avvenire secondo modalità a distanza nel rispetto dei principi di segretezza e libertà nella partecipazione alle elezioni.”

Via libera alle elezioni scolastiche on line dunque. La scelta è rimessa all’autonomia delle singole istituzioni, che dovranno effettuare le opportune valutazioni organizzative, a garanzia in primo luogo della sicurezza.

Sebbene la circolare elezioni n. 17681/2020 abbia confermato le istruzioni dettate dall’OM n. 215/1991 e ss.mm.ii. è chiaro quindi che questa non potrà essere rispettata. Se ne desume che  ciascuna scuola sarà legittimata ad adattare la prevista procedura alle proprie esigenze, nel rispetto dei principi di segretezza e libertà.

In verità per l’art. 48 della Costituzione “Il voto è personale ed eguale, libero e segreto” dunque dovrebbe essere tutelata anche la personalità ed eguaglianza nel voto.

Ebbene, ammesso anche che l’anonimato di moduli e form on line sia sufficiente a garantire la segretezza e libertà del voto, difficilmente si può assicurare il rispetto degli altri principi non menzionati.

Anche perché per poter accedere all’elettorato occorre essere genitori di studenti iscritti e prima di procedere al voto l’elettore deve essere identificato. Perché segreto non è il votante, ma il voto (che non deve essere ricondotto a quello specifico ed individuato soggetto) e bisognerà scegliere modalità (non indicate) che lo assicurino, tenendo altresì conto della possibilità di esprimere la propria scelta da parte di entrambi i genitori una sola volta nelle elezioni del consiglio di istituto, qualunque sia il numero dei figli iscritti, e per ogni classe frequentata dai figli per il rinnovo dei consigli di classe. Verranno peraltro trattati dati personali con tutte le implicazioni conseguenti.

Le criticità del voto online

In tutto questo processo, come DPO intravediamo delle criticità, a volte nascoste, a volte sottovalutate, a volte forse nemmeno individuate, che ci lasciano perplessi e titubanti.

Occorre infatti ricordare prima di tutto che le elezioni sono una cosa seria con responsabilità civili e penali!

Affermare la fattibilità o meno delle elezioni con Google Moduli o con Microsoft Forms non è facile, non ci compete come DPO e non pensiamo di fornirvi una risposta netta, ma vi riportiamo alcuni elementi che dovreste valutare per non incappare in possibili ricorsi e annullamenti.

Quali sono le criticità?

Eccovi un decalogo sicuramente non esaustivo:

  • Account: è corretto che il genitore utilizzi l’account del figlio/a per l’accesso? Se l’alunno fosse maggiorenne già si profila un problema di privacy. Gli account sono personali e la privacy li tutela.
  • Account ai genitori di GSuite / Office 365: mentre possiamo creare gli account ai nostri studenti, in quando le piattaforme DaD rientrano nell’offerta formativa della scuola, non possiamo creare account ai genitori senza il loro consenso, e direi senza loro richiesta. Basterebbe un genitore che per convinzioni ideologiche, politiche, o altro, decidesse di non volere un account federato la fattibilità verrebbe meno. Potremmo avere anche problemi di licenza perché queste piattaforme sono licenziate per docenti e studenti, non per genitori.
  • Genitori separati o non conviventi: le soluzioni visionate tipicamente prevedono l’accesso con l’account dell’alunno; per assicurare che ciascun genitore possa esprimere una sola preferenza tali soluzioni prevedono la copresenza degli stessi. Con i genitori non conviventi si avrebbero problemi!
  • Anonimato: diverse soluzioni usano strategie per attuare l’anonimato, ma siamo certi che il voto non possa essere reso palese? Anche tra i genitori della stessa famiglia è assicurato l’anonimato?
  • Unicità del voto: le soluzioni proposte assicurano che ciascun genitore possa esprimere un solo voto, impedendo votazioni multiple?
  • Identità: quali sono le strategie attuate per accertare l’identità dei votanti? Siamo certi che un genitore non possa esprimere il voto anche per l’altro genitore? Il voto per delega non è consentito!
  • Competenza digitale del segretario: il genitore che svolge il compito di segretario deve avere buone competenze digitali, deve sapere destreggiarsi bene tra moduli, forms e account! E’ sempre possibile trovare queste competenze?
  • Sicurezza dello storage dei risultati: chi è in grado di garantire che nessuno possa accedere al foglio risultato dell’espressione di voto e manipolarne i risultati?
  • Candidati: i nominativi dei candidati sono nel form o si crea una tabella di abbinamento? Tutti i genitori hanno le competenze minime per gestire una tabella di abbinamento?
  • Garanzia: chi certifica il risultato, la procedura, il sistema adottato?

Questi sono solo alcuni degli interrogativi che ciascun dirigente dovrebbe porsi prima di decidere la soluzione da adottare per le elezioni delle rappresentanze, ovvero degli organi collegiali in generale.

Alcune possibili soluzioni

Ad oggi non siamo riusciti a trovare soluzioni che rispondano a tutte le criticità illustrate appena sopra; abbiamo però raccolto alcuni suggerimenti e alcune pratiche che, se opportunamente corredate da istruzioni e procedure, possono aiutare nella gestione delle votazioni.

Il professor Mario Strippoli del Liceo Scientifico Volta di Foggia ha proposto su Youtube una soluzione utilizzando Google Moduli, opportunamente configurato per gestire:

  • l’unicità del voto, tramite un codice personale da inserire prima di accedere alla votazione
  • la registrazione automatica dei risultati

Operazioni analoghe possono essere fatte sfruttando la piattaforma Microsoft Office 365.

Esempio di circolare / regolamento

Nell’esempio seguente forniamo un fac-simile di circolare / regolamento, per impostare nella maniera più corretta possibile le procedure di votazione.

Considerato il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 18 ottobre 2020 relativo agli Adempimenti dell’amministrazione e delle istituzioni scolastiche, le  riunioni  degli  organi  collegiali  possono  essere svolte  a  distanza  sulla  base  della possibilità  di  garantire  il  distanziamento  fisico e,  di  conseguenza,  la  sicurezza  dei  partecipanti. 

Il  DPCM introduce  la  possibilità  di svolgere anche le  operazioni  di voto legate  al  rinnovo  degli  organi  collegiali   a distanza,  nel rispetto dei principi di segretezza e libertà nella partecipazione.

In riferimento a quanto precisato, il Dirigente Scolastico indice le elezioni per l’anno scolastico 2020/2021 per la componente genitori nei Consigli di TUTTE LE CLASSI nella giornata di XXXXXX.

dalle ore XX.00 alle ore XX.00, sono convocate le assemblee della componente genitori per eleggere i due rappresentanti nel Consiglio di classe

Il coordinatore di classe provvederà a fornire, entro l’orario d’inizio delle stesse, un link per accedere alla piattaforma  Google Meet / Microsoft Teams,  mediante l’indirizzo istituzionale della classe o mediante registro elettronico,  per effettuare le riunioni in modalità online.

I genitori potranno accedere mediante la casella istituzionale del proprio figlio/a.

Fornito il link e aperta la riunione con i genitori convenuti, il docente coordinatore dovrà: presentare le linee fondamentali del programma didattico educativo redatto dal Consiglio di classe, le linee generali del P.O.F;  il Patto educativo di corresponsabilità; illustrare le competenze degli organi collegiali.

Successivamente il docente coordinatore provvederà a inviare ai genitori il link al modulo per l’elezione dei rappresentanti della componente genitori e il codice di accesso individuale al form delle votazioni, lascerà l’assemblea online che  proseguirà in maniera autonoma tra i genitori della classe.

L’invio del codice di accesso personale usa e getta potrà seguire diverse modalità:

  • invio tramite Whattsapp
  • invio a una mail personale segnalata dal genitore

Dalle ore 18.00  ciascun genitore potrà esprimere le preferenze di voto tramite il modulo precedentemente ricevuto (saranno forniti due moduli per i due genitori/tutori aventi diritto).

Saranno in ogni caso garantite la segretezza del voto e la regolarità di tutte le operazioni, come previsto dall’art. 1 comma 1 lettera d 6) DPCM 18 ottobre 2020. Le operazioni telematiche saranno garantite dall’amministratore della piattaforma DaD della scuola, che si farà carico di verificare la correttezza delle impostazioni e la conservazione dei dati dei risultati.

Gli incontri termineranno dopo le operazioni di voto.

La presente comunicazione annulla e sostituisce le precedenti.


Soluzioni a pagamento

In alternativa, sono sul mercato aziende certificate European Community che, garantendo il rispetto delle normative sul trattamento dei dati personali, offrono un sistema di votazione totalmente certificato e rispondente ai criteri di:

  • segretezza del voto
  • crittazione dei risultati
  • riconoscimento dell’avente diritto al voto
  • rispetto dei criteri GDPR sul trattamento dei dati personali

Una tra le aziende più attive nel settore è sicuramente VotaFacile; consigliamo quindi di partire dal sito web di questa società per incominciare a costruire una propria panoramica personale delle possibilità offerte e delle alternative sl mercato.


Conclusioni

Le elezioni online degli organi collegiali, pur rappresentando in molti casi una via obbligata e non aggirabile, portano con sé numerose criticità, tali da consigliare un affiancamento da parte di professionisti, che possano consigliare alla scuola la strada migliore da percorrere e che possano suggerire le configurazioni migliori per la specifica situazione.

Voto online non è una utopia, però è necessario adottare tutte le dovute cautele.

Auspichiamo che in futuro, magari con una piattaforma centralizzata del MIUR o anche mediante il registro elettronico, possa essere una realtà anche nel nostro sistema scolastico. Axios Italia già si sta muovendo e dall’anno prossimo renderà disponibile un modulo apposito, completamente integrato nel Registro Elettronico 2.0

Easyteam.org SRL non è legata o affiliata a nessuna delle aziende citate nel presente articolo. I riferimenti a società private sono fatti a solo scopo di esempio e per fornire al lettore un metro di confronto, su cui costruire la propria tabella di confronto.

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